Miks tasub aastapõhised arenguvestlused asendada regulaarsete 1:1 koostöövestlustega?

Kas tunned mõnikord juhina, et töötajate arendamise näol on sinu õlgadele asetatud päris suur vastutus? Võib-olla oled juba pidanud läbi viima mõne arenguvestluse ja tundnud, et see ei andnud oodatud tulemust? Või murrad hoopis pead, kuidas luua enne arenguvestluste läbiviimist oma meeskonnaga üldse usalduslik ja produktiivne suhe?

Kui vastasid kasvõi ühele neist küsimustest jaatavalt, siis oled jõudnud olulise ristteeni oma juhtimisteekonnal. Iga uus juht seisab silmitsi väljakutsetega, mis panevad proovile nii tema oskused kui ka enesekindluse. Üks suurimaid neist ongi tugevate suhete loomine oma meeskonnaga.

Sa oled juba hea juht

Kujuta näiteks ette sellist olukorda: sa oled just saanud 5-liikmelise meeskonna juhiks. Sul on ees esimene arenguvestluste voor. Istud oma kabinetis, läbi vaatamas HR-i antud arenguvestluse vorme, ja tunned, kuidas ärevus kasvab.

Kuidas peaksid sa hindama inimesi, keda vaevalt tunned? Kuidas anda konstruktiivset tagasisidet, kui sul pole selget ülevaadet nende igapäevatööst? Ja mis kõige olulisem – kuidas luua usaldusväärne suhe, kui kohtute formaalselt vaid kord aastas?

Need on küsimused, millega paljud uued juhid silmitsi seisavad. Ja kui sa end neis ära tundsid, siis on sul põhjust optimismiks. Miks? Sest sa oled juba teinud esimese sammu parema juhtimispraktika suunas – sa otsid alternatiive olukorrale, mida kahjuks paljud juhid kasutavad – nad lihtsalt ei tee arenguvestlusti ja ei tegele oma töötajate arendamisega.

Aastapõhine lähenemine ei ole ainuke alternatiiv

Tänapäeva kiiresti muutuvas ärimaailmas on üha enam juhte jõudnud aga arusaamisele, et traditsioonilised aastapõhised arenguvestlused ei ole enam piisavad. Need on nagu üks suur aastane tervisekontroll – kasulik, kuid mitte piisav tervise hoidmiseks. Samamoodi ei piisa ühest iga-aastasest vestlusest, et hoida oma meeskond tervena, motiveerituna ja produktiivsena.

Selle asemel on paljud edukad juhid hakanud eelistama regulaarseid 1:1 koostöövestlusi. Need on nagu iganädalased või -kuised tervisekontrollid, mis aitavad ennetada probleeme, hoida meeskonna pulssi ja luua tõeliselt tulemuslikke suhteid.

Aga miks täpsemalt on need 1:1 vestlused nii väärtuslikud? Ja kuidas saaksid sina uue juhina neid oma meeskonna juhtimises rakendada? Alljärgnevalt püüan pakkudes sulle praktilisi nõuandeid ja teaduslikult tõestatud strateegiaid, mis aitavad sul saada selles valdkonnas enesekindlaks ja efektiivseks juhiks.

Enne kui sukeldume detailidesse, mõtle hetkeks oma praegusele olukorrale. Milliseid väljakutseid sa oma meeskonna juhtimisel koged? Kuidas sa praegu suhtled oma meeskonnaliikmetega? Ja mis on see üks asi, mida sa oma juhtimisstiilis muuta tahaksid?

Hoia need mõtted meeles, sest järgnev informatsioon võib anda sulle just need tööriistad, mida vajad oma juhtimisoskuste viimiseks järgmisele tasemele.

Aastapõhiste arenguvestluste puudused uue juhi vaatenurgast

Enne kui sukeldume regulaarsete 1:1 vestluste eelistesse, vaatame lähemalt, miks aastapõhised arenguvestlused on uuele juhile problemaatilised:

Aegunud informatsioon: Aasta on pikk aeg. Kuidas peaksid sa aasta lõpus mäletama, mida keegi terve aasta jooksul tegi?
Kiire probleemide lahendamine pole võimalik: Kas peaksid ootama terve aasta, et anda tagasisidet või lahendada probleeme?
Usalduse puudumine: Üks formaalne vestlus aastas ei aita sul luua sisulist suhet oma meeskonnaliikmetega.
Ebaselge roll juhina: Kas sinu töö on lihtsalt täita vormi või tõesti aidata oma meeskonnal areneda ja õnnestuda?
Tagasiside puudumine: Ilma regulaarse tagasisideta on raske hinnata oma juhtimisstiili efektiivsust.

Kui leiad end neid ridu lugedes noogutamas, siis teadke, et pole üksi selle probleemiga.

Regulaarsete 1:1 koostöövestluste eelised uuele juhile

Nüüd vaatame, kuidas regulaarsed 1:1 vestlused aitavad sind kui uut juhti:

Järjepidev ülevaade: Sa ei pea muretsema, et unustad midagi olulist. Regulaarsed vestlused aitavad sul hoida sõrme pulsil.
Kiire probleemide lahendamine: Kui midagi läheb valesti, saad sellega kohe tegeleda, mitte oodata aasta lõpuni.
Usalduse loomine: Sagedased kohtumised aitavad sul luua oma meeskonnaga usalduslikuma suhte. Sa pole lihtsalt ülemus, vaid partner nende arenguteel.
Oma rolli mõistmine: Läbi nende vestluste õpid sa paremini tundma oma rolli juhina ja seda, kuidas saad oma meeskonda kõige paremini toetada.
Pidev tagasiside: Sa saad pidevalt tagasisidet oma juhtimisstiili kohta, mis võimaldab sul kiiresti õppida ja areneda.

Aga kuidas selline 1:1 vestluste süsteem praktikas töötab? Vaatame konkreetset näidet.

Praktiline näide: “Kuidas 1:1 vestlused uut juhti aitavad?”

Oletame, et oled just saanud 5-liikmelise meeskonna juhiks. Üks su alluvatest, Mari, on vaikne ja tagasihoidlik. Aastase arenguvestluse formaadis võiksid sa Mari puhul jõuda järeldusele, et ta ei panusta piisavalt.

Aga kui hakkad Mariga pidama igakuiseid 15-minutilisi 1:1 vestlusi, avastad midagi muud:

Kuu 1: Mari mainib, et tal on idee projekti parandamiseks, aga ta pole kindel, kas see on hea mõte.
Kuu 2: Julgustad Mari oma ideed arendama. Ta lubab sellega tegeleda.
Kuu 3: Mari esitleb sulle oma ideed. See on suurepärane! Aitad tal seda viimistleda.
Kuu 4: Mari esitleb oma ideed meeskonnakoosolekul ja saab positiivset tagasisidet.

Nelja kuuga oled sa aidanud vaiksel töötajal arendada väärtusliku idee ja seda ka teistega jagada. Ilma nende vestlusteta oleks Mari potentsiaal võinud jääda märkamata.

Teaduslikud tõendid regulaarsete 1:1 vestluste kasulikkusest

Aga ärme piirdu vaid teoreetiliste väidetega. Vaatame, mida ütleb teadus regulaarsete 1:1 vestluste kohta:

Gallup’i uuring töötajate pühendumuse kohta

Gallup’i uuring näitas, et töötajad, kes saavad regulaarset tagasisidet oma juhilt, on 3,2 korda tõenäolisemalt pühendunud ja motiveeritud kui need, kes seda ei saa.

Mida see tähendab praktikas? Kujuta ette, et sul on meeskonnas kaks töötajat: Mart ja Anna. Mart saab sinult regulaarselt tagasisidet läbi iganädalaste 1:1 vestluste. Anna aga kohtub sinuga vaid kord aastas ametlikul arenguvestlusel.

Uuringu põhjal võime eeldada, et Mart on tõenäoliselt produktiivsem, rohkem pühendunud ja vähem tõenäoline otsima uut töökohta võrreldes Annaga, kes võib tunda end vähem väärtustatuna.

Harvard Business Review uuring tagasiside vajaduse kohta

Harvard Business Review avaldatud uuringus leiti, et 65% töötajatest soovib rohkem tagasisidet oma juhilt. Regulaarsed 1:1 vestlused on suurepärane viis selle vajaduse rahuldamiseks.

Mõtleme sellele numbrile hetkeks. See tähendab, et iga kolmest sinu töötajast kaks tunnevad, et nad ei saa piisavalt tagasisidet. See on märkimisväärne hulk kasutamata potentsiaali!

Näide praktikast: Oletame, et sinu meeskonnas on 5 liiget. Statistika põhjal võime eeldada, et vähemalt kolm neist tunnevad, et nad vajaksid rohkem tagasisidet oma tööle. Regulaarsed 1:1 vestlused annaksid sulle võimaluse neid teemasid käsitleda, enne kui need muutuvad probleemideks.

Need uuringud näitavad selgelt, et regulaarne suhtlus ja tagasiside on kriitilise tähtsusega töötajate pühendumuse, motivatsiooni ja arengu jaoks. Regulaarsed 1:1 vestlused pole seega mitte ainult “tore kui on” praktika, vaid oluline tööriist iga juhi arsenalis, kes soovib oma meeskonna potentsiaali maksimaalselt realiseerida.

Kuidas alustada regulaarsete 1:1 koostöövestlustega?

Nüüd, kui oled veendunud regulaarsete 1:1 vestluste kasulikkuses, on aeg teada saada, kuidas neid efektiivselt läbi viia. Siin on samm-sammuline juhend:

1) Planeeri aeg: Pane paika iganädalane või -kuine aeg igale meeskonnaliikmele. Näiteks iga nädala esmaspäeval kell 10:00.

2) Valmista ette lihtne struktuur: Alusta näiteks nende küsimustega:

Mis läks sel nädalal hästi?
Millised on praegused väljakutsed?
Kuidas saan sind aidata?

3) Ole kohal ja kuula: Ära vaata kella ega telefoni. Keskendu täielikult oma töötajale.

4) Tee märkmeid: Kirjuta üles olulised punktid, et saaksid nende juurde tagasi tulla.

5) Lõpeta konkreetsete tegevustega: Lepi kokku, mida sina ja töötaja järgmiseks teevad.

Võtmekohad uuele juhile

Kokkuvõttes on regulaarsete 1:1 koostöövestluste juurutamine sinu võimas tööriist uue juhina. See aitab sul:

Luua usalduslik suhe oma meeskonnaga
Saada pidevat ülevaadet meeskonna olukorrast
Lahendada probleeme kiirelt ja efektiivselt
Arendada oma juhtimisoskusi läbi pideva tagasiside

Peamine väljakutse on leida aeg nende vestluste jaoks oma tihedas töögraafikus. Kuid see investeering tasub end kuhjaga ära paranenud meeskonnatöö, suurenenud produktiivsuse ja kõrgema töötajate rahulolu näol.

Küsimused mõtisklemiseks uuele juhile

Millised on sinu praegused suurimad väljakutsed meeskonna juhtimisel ja kuidas võiksid regulaarsed 1:1 vestlused aidata neid lahendada?
Mis on sinu arvates kõige olulisemad teemad, mida peaksid oma meeskonnaliikmetega regulaarselt arutama?
Kuidas saaksid alustada 1:1 vestluste juurutamist oma meeskonnas nii, et see tundukskeigile väärtuslik, mitte koormav?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee